Un entretien avec Georgia Heard de Flexi Labels, responsable de l’implémentation de Hybrid Software

Quelle est la mission de Flexi Labels ?

Flexi Labels est un fabricant britannique d’étiquettes et d’autres produits adhésifs sur mesure. En créant chaque étiquette sur commande à partir du matériau de base, nous visons à offrir des solutions d’étiquetage pour une gamme d’applications à une clientèle plus large que les autres sociétés commerciales leaders. Avec un minimum d’une feuille d’étiquettes et le choix entre plus de 50 000 combinaisons de produits possibles sur notre site web, même les plus petits clients peuvent trouver des étiquettes adaptées à leurs besoins spécifiques.

Comment l’introduction de l’« automatisation » a-t-elle changé votre façon de travailler ?

Hybrid a joué un rôle déterminant pour répondre à la demande de commandes imprimées pendant notre restructuration interne chez Flexi Labels. Récemment, nous avons obtenu nos certifications ISO 9001 et ISO 14001, et le logiciel nous a permis de maintenir les normes, d’éliminer presque totalement les erreurs humaines de nos processus d’étiquetage, tout en ouvrant de nouvelles opportunités pour améliorer nos délais et nos offres de services à notre clientèle.

Nous n’en sommes qu’aux débuts de l’utilisation des flux de travail automatisés sur mesure dans le logiciel CLOUDFLOW de Hybrid Software, conçus entièrement autour de nos processus de travail manuels actuels pour garantir la cohérence dans notre façon de valider les commandes de nos clients. La transition du processus manuel vers l’automatisation s’est faite de manière presque transparente.

Depuis le début de notre collaboration avec Hybrid Software, nous tenions à ne pas perdre l’interaction humaine et le service personnalisé. L’ajout d’un logiciel d’épreuvage automatisé semble être l’antithèse même de cela, mais la possibilité de reproduire exactement notre document d’épreuvage dans le logiciel PACKZ nous a permis d’entrer dans cette nouvelle ère sans perdre l’aspect et la présentation des épreuves auxquels les clients étaient habitués.

Hybrid Software a aidé Flexi Labels à améliorer la planification prépresse, à réduire les déchets et à atteindre les normes de qualité requises par l’ISO 9001

Pouvez-vous décrire les principales raisons pour lesquelles vous avez initialement choisi Hybrid Software comme fournisseur de logiciels ?

Nous avons suivi un processus très rigoureux pour sélectionner le fournisseur de logiciels idéal pour nous. Hybrid Software semblait avoir l’avantage et était l’une des seules entreprises confiantes dans sa capacité à intégrer son logiciel à notre système MIS personnalisé. Ils avaient également travaillé avec d’autres entreprises d’étiquettes que nous connaissions, ce qui nous a rassurés après les premières présentations commerciales que nos flux pourraient être adaptés pour convenir à notre site web très spécifique et faire face aux exigences d’une entreprise de fabrication sur commande comme la nôtre.

Comment gériez-vous l’approbation client avant Proofscope ? Reviendriez-vous en arrière ?

Notre principal point sensible était la tâche fastidieuse de remplir les modèles d’épreuves avec les détails des commandes. 50 % du processus d’épreuvage consistait à copier les détails des commandes dans un modèle Adobe Illustrator. Bien que nos clients appréciaient les épreuves créées manuellement avec l’attention portée aux détails des œuvres, beaucoup de temps était perdu sur cette tâche monotone. De plus, la création de modèles pour les commandes une fois validées était également manuelle. Chaque artwork doit être créé individuellement en modèle, en suivant les dimensions spécifiques du produit individuel sur notre site web. Bien que ce fût rare, il y avait un risque d’erreur humaine pendant ces tâches car elles étaient si monotones, alors que l’attention aux détails était cruciale.

CLOUDFLOW Proofscope automatise la création des épreuves artwork et des modèles de commande pour un gain de temps et de clics significatif

Nous n’avons pas encore complètement abandonné l’épreuvage manuel avec nos clients. Certaines étiquettes clients sont tellement spécifiques que nous sommes en discussion avec les ingénieurs solutions et les chefs d’équipe de Hybrid sur la façon d’aborder la prochaine phase de développement.

Un très bel avantage de travailler avec l’équipe Hybrid est que leur système de service client permet de faire des suggestions pour les futures demandes de développement. Les soumissions sont testées, évaluées et publiées par leur équipe en permanence, et nous, en tant que clients, sommes informés à chaque mise à jour du logiciel des nouvelles fonctionnalités à surveiller. Un véritable partenariat transparent.

CLOUDFLOW déclenche des notifications par e-mail pour une flexibilité accrue dans le workflow d’approbation client

Quel a été l’impact en interne et en externe ?

Il est peut-être trop tôt pour le dire simplement parce que nous avons lancé notre logiciel à un moment où d’autres projets d’entreprise étaient également en cours, mais il a soutenu notre équipe de conception pendant que nous formions de nouveaux collègues et a allégé la pression en interne entre le prépresse et la production.

Les retours externes ont été positifs jusqu’à présent, notre clientèle fidèle faisant des suggestions pour rendre le logiciel plus convivial d’une manière que nous pouvons déjà voir comme facilement implémentable à l’avenir.

Georgia Heard, responsable de l’implémentation (à gauche), avec son équipe dans le département prépresse de Flexi Labels

Y a-t-il eu des avantages inattendus auxquels vous n’aviez pas pensé auparavant ?

Outre le plaisir personnel d’apprendre un nouveau système, la compréhension du fonctionnement de Hybrid Software n’a fait que susciter de nouvelles idées pour automatiser certains domaines de l’entreprise qui pourraient être améliorés. Maintenant que nous avons presque réglé nos systèmes et processus de « back office » pour les produits imprimés, nous voyons déjà notre site web orienté client sous un nouveau jour, avec de nombreuses opportunités d’améliorer l’expérience client à portée de main.

Qu’attendez-vous d’autre pour l’avenir ?

Particulièrement avec l’approche de notre Phase Deux, les discussions sur les exigences collaboratives jusqu’à l’implémentation avec Hybrid semblent être un processus vraiment collaboratif. L’équipe fait tout son possible pour comprendre le problème en question et propose plus d’une façon de le résoudre, en présentant ces solutions de manière « non technique » digestible afin que nous, en tant que client, puissions participer à l’orientation du développement.

C’est agréable en tant que client d’être également inclus dans les essais bêta des nouveaux logiciels et les tests. Un autre exemple de l’éthique de travail transparente que Hybrid Software semble favoriser. En rencontrant différents membres de l’équipe, tout le monde s’est montré professionnel, mais aussi incroyablement accessible, quelle que soit leur position au sein de l’entreprise. Une dynamique d’entreprise rafraîchissante d’un point de vue extérieur. Merci à votre équipe d’avoir toujours traité nos longues communications avec patience et attention.

Recommanderiez-vous un partenariat avec Hybrid Software à d’autres entreprises poursuivant des objectifs similaires ?

Nous avons beaucoup appris en tant qu’individus et en tant qu’entreprise en travaillant avec l’équipe. Il y a beaucoup de possibilités à l’horizon pour les projets futurs, et nous encourageons les autres entreprises à au moins s’asseoir avec un membre de l’équipe pour voir comment leurs besoins individuels peuvent être satisfaits.

En savoir plus sur Flexi Labels sur leur site web, ici.