Ein Interview mit Georgia Heard von Flexi Labels, Leiterin der Hybrid Software-Implementierung
Was ist die Mission von Flexi Labels?
Flexi Labels ist ein in Großbritannien ansässiger Hersteller von Etiketten und anderen maßgeschneiderten Klebeprodukten. Wir erstellen jedes Etikettenprodukt auf Bestellung, beginnend mit dem Material, und möchten Etikettierungslösungen für eine Reihe von Anwendungen für eine breitere Zielgruppe als andere führende Handelsunternehmen anbieten. Mit einem Minimum von 1 Etikettenbogen und der Wahl zwischen über 50.000 möglichen Produktkombinationen auf unserer Website können selbst die kleinsten Kunden Etiketten für ihre spezifischen Bedürfnisse oder Anforderungen finden.
Wie hat die Einführung der „Automatisierung“ Ihre Arbeitsweise verändert?
Hybrid war maßgeblich daran beteiligt, die Nachfrage nach gedruckten Aufträgen aufrechtzuerhalten, während wir bei Flexi Labels eine interne Umstrukturierung durchliefen. Kürzlich haben wir unsere ISO 9001- und ISO 14001-Zertifizierungen erhalten, und die Software hat es uns ermöglicht, Standards aufrechtzuerhalten, menschliche Fehler in unseren Etikettendruckprozessen nahezu auszumerzen und gleichzeitig weitere Möglichkeiten zur Verbesserung unserer Lieferzeiten und Serviceangebote für unseren Kundenstamm zu eröffnen.
Wir stehen noch ganz am Anfang der Nutzung der maßgeschneiderten automatisierten Workflows in der CLOUDFLOW-Software von Hybrid Software, die vollständig auf unsere aktuellen manuellen Arbeitsprozesse zugeschnitten ist, um die Konsistenz bei der Prüfung der Kundenaufträge zu gewährleisten. Es gab einen nahezu nahtlosen Übergang vom manuellen zum automatisierten Proofing.
Seit Beginn unserer Zusammenarbeit mit Hybrid Software war es uns wichtig, die menschliche Interaktion und den persönlichen Service nicht zu verlieren. Das Hinzufügen einer automatisierten Proofing-Software klingt wie das genaue Gegenteil davon, aber die Möglichkeit, unser genaues Proofing-Dokument innerhalb der PACKZ-Software zu replizieren, ermöglichte es uns, uns in die neue Ära einzufügen, ohne das Aussehen und die Haptik der Proofs zu verlieren, die die Kunden kannten und erkannten.
Hybrid Software hat Flexi Labels bei der besseren Druckvorstufenplanung, der Abfallreduzierung und der Erreichung der von ISO 9001 geforderten Qualitätsstandards unterstützt.
Können Sie die Hauptgründe nennen, warum Sie sich ursprünglich für Hybrid Software als Ihren bevorzugten Softwareanbieter entschieden haben?
Wir hatten einen sehr strengen Prozess, um den perfekten Softwareanbieter für uns zu finden. Hybrid Software schien die Nase vorn zu haben und war eines der wenigen Unternehmen, die zuversichtlich waren, ihre Software in unser kundenspezifisches MIS-System integrieren zu können. Sie hatten auch mit anderen uns bekannten Etikettenunternehmen zusammengearbeitet, was uns nach den ersten Verkaufsgesprächen die Gewissheit gab, dass unsere Abläufe an unsere sehr maßgeschneiderte Website angepasst werden und die Anforderungen eines Make-to-Order-Geschäfts wie unseres bewältigen könnten.
Wie haben Sie die Kundenfreigabe vor Proofscope gelöst? Würden Sie jemals zurückgehen?
Unser Hauptproblem war die mühsame Aufgabe, Proof-Vorlagen mit den Bestelldetails auszufüllen. 50 % des Proofing-Prozesses bestanden darin, Bestelldetails in eine Adobe Illustrator-Vorlage zu kopieren. Obwohl unsere Kunden die von Menschen erstellten Proofs mit der Liebe zum Detail bei den Artworks schätzten, ging bei dieser alltäglichen Aufgabe viel Zeit verloren. Nicht nur das, auch die Vorlagenerstellung von Aufträgen nach dem Proofing erfolgte manuell. Jeder artwork muss individuell in eine Vorlage erstellt werden, die den spezifischen Abmessungen des einzelnen Produkts auf unserer Website folgt. Obwohl dies selten vorkam, bestand bei diesen Aufgaben die Möglichkeit menschlicher Fehler, da sie so monoton waren, aber die Liebe zum Detail entscheidend war.
CLOUDFLOW Proofscope automatisiert die Erstellung von artwork-Proofs und Bestellvorlagen für erhebliche Zeit- und Klickersparnisse.
Wir haben das manuelle Proofing mit unseren Kunden noch nicht vollständig aufgegeben. Einige Kundenetiketten sind so maßgeschneidert, dass wir uns in Gesprächen mit den Solution Engineers und Team Leads von Hybrid befinden, wie die nächste Entwicklungsphase angegangen werden kann.
Ein wirklich schöner Bonus bei der Zusammenarbeit mit dem Hybrid-Team ist, dass ihr Kundendienstsystem Vorschläge für zukünftige Entwicklungsanfragen zulässt. Einreichungen werden ständig von ihrem Team getestet und veröffentlicht, und wir als Kunden werden bei jedem Software-Upgrade über neue Einführungen informiert, auf die man achten sollte. Eine wirklich transparente Arbeitsbeziehung.
CLOUDFLOW löst E-Mail-Benachrichtigungen für flexible Kundenfreigabe-Workflows aus
Welche Auswirkungen hatte dies intern und extern?
Es ist vielleicht noch zu früh, um das zu sagen, einfach weil wir unsere Software zu einem Zeitpunkt eingeführt haben, als andere Geschäftsprojekte ebenfalls in vollem Gange waren, aber es hat unser Designteam unterstützt, als wir neue Kollegen geschult und den internen Druck zwischen Druckvorstufe und Produktion verringert haben.
Das externe Feedback war bisher positiv, wobei unser vertrauenswürdiger Kundenstamm Vorschläge zur benutzerfreundlicheren Gestaltung der Software gemacht hat, die wir bereits als leicht umsetzbar für die Zukunft ansehen können.
Georgia Heard, Implementierungsleiterin (links), mit ihrem Team in der Druckvorstufe von Flexi Label
Gab es unerwartete Vorteile, die Sie vorher nicht bedacht hatten?
Abgesehen von der persönlichen Freude, ein neues System zu lernen, hat das Verständnis der Funktionsweise von Hybrid Software nur neue Ideen zur Automatisierung einiger Bereiche im Unternehmen gefördert, die verbessert werden könnten. Nachdem wir unsere „Backoffice“-Systeme und -Prozesse für gedruckte Produkte fast in Ordnung gebracht haben, sehen wir unsere kundenorientierte Website bereits auf neue Weise, mit nichts als Möglichkeiten, unser Kundenerlebnis direkt in unseren Händen zu verbessern.
Worauf freuen Sie sich sonst noch in der Zukunft?
Besonders mit dem Ansatz unserer Phase Zwei fühlen sich die kollaborativen Anforderungsgespräche von Hybrid bis zur Implementierung wie ein solcher kollaborativer Prozess an. Das Team gibt sich alle Mühe, das vorliegende Problem zu verstehen und mehr als eine Möglichkeit zur Lösung des Problems anzubieten, wobei diese Lösungen auf verständliche, „nicht-technische“ Weise präsentiert werden, damit wir als Kunde an der Gestaltung der Entwicklungsrichtung beteiligt sein können.
Es war schön, als Kunde auch in Beta-Tests neuer Software und Tests einbezogen zu werden. Ein weiteres Beispiel für das transparente Arbeitsprinzip, das Hybrid Software zu fördern scheint. Beim Treffen mit verschiedenen Teammitgliedern waren alle professionell, aber auch unglaublich zugänglich, unabhängig von ihrer Position im Unternehmen. Erfrischende Unternehmensdynamik aus externer Sicht. Vielen Dank an Ihr Team, dass Sie unsere ausführlichen Mitteilungen immer mit Geduld und Sorgfalt bearbeitet haben.
Würden Sie anderen Unternehmen, die ähnliche Ziele verfolgen, eine Partnerschaft mit Hybrid Software empfehlen?
Wir haben als Einzelpersonen und als Unternehmen viel gelernt, indem wir mit dem Team zusammengearbeitet haben. Es gibt viele Möglichkeiten für zukünftige Projekte, und wir würden andere Unternehmen dringend bitten, sich zumindest mit einem Teammitglied zusammenzusetzen, um zu sehen, wie ihre individuellen Bedürfnisse erfüllt werden können.
Erfahren Sie mehr über Flexi Labels auf deren Website, hier.
