Un’intervista con Georgia Heard di Flexi Labels, responsabile dell’implementazione di Hybrid Software

Qual è la missione di Flexi Labels?

Flexi Labels è un produttore con sede nel Regno Unito di etichette e altri prodotti adesivi su misura. Creando ogni prodotto di etichettatura su ordinazione a partire dal materiale, miriamo a offrire soluzioni di etichettatura per una vasta gamma di applicazioni a un pubblico più ampio rispetto ad altre aziende commerciali leader. Con un minimo di 1 foglio di etichette e la scelta tra oltre 50.000 possibili combinazioni di prodotti sul nostro sito web, anche i clienti più piccoli possono trovare etichette per le loro esigenze o requisiti specifici.

In che modo l’introduzione dell’“automazione” ha cambiato il vostro modo di operare?

Hybrid è stato fondamentale per soddisfare la domanda di ordini di stampa mentre eravamo in fase di ristrutturazione interna presso Flexi Labels. Recentemente, abbiamo ottenuto le certificazioni ISO 9001 e ISO 14001 e il software ci ha permesso di mantenere gli standard, eliminare quasi completamente l’errore umano dai nostri processi di etichettatura stampata, aprendo al contempo ulteriori opportunità per migliorare i nostri tempi di consegna e le offerte di servizi alla nostra base clienti.

Siamo ancora agli inizi dell’utilizzo dei flussi di lavoro automatizzati su misura nel software CLOUDFLOW di Hybrid Software, progettati interamente attorno ai nostri attuali processi di lavoro manuali per garantire la coerenza nel modo in cui verifichiamo gli ordini dei nostri clienti. C’è stata una transizione quasi perfetta dalla prova manuale a quella automatizzata.

Fin dall’inizio del nostro rapporto di lavoro con Hybrid Software, eravamo desiderosi di non perdere l’interazione umana e il servizio personalizzato. Aggiungere un software di proofing automatizzato sembra l’antitesi di questo, ma essere in grado di replicare il nostro esatto documento di proofing all’interno del software PACKZ ci ha permesso di entrare nella nuova era senza perdere l’aspetto delle prove che i clienti avevano imparato a conoscere e riconoscere.

Hybrid Software ha supportato Flexi Labels in una migliore pianificazione della prestampa, una riduzione degli sprechi e il raggiungimento degli standard di qualità richiesti dalla norma ISO 9001

Potete descrivere le ragioni principali per cui inizialmente avete scelto Hybrid Software come fornitore di software preferito?

Abbiamo seguito un processo molto rigoroso per valutare il fornitore di software perfetto per noi. Hybrid Software sembrava avere una marcia in più ed era una delle poche aziende fiduciose di poter integrare il proprio software con il nostro sistema MIS personalizzato. Avevano anche lavorato con altre aziende di etichette a noi note, il che ci ha dato una certa sicurezza dopo i primi discorsi di vendita che i nostri flussi potevano essere adattati per adattarsi al nostro sito web molto personalizzato e far fronte alle esigenze di un’attività di produzione su ordinazione come la nostra.

Come risolvevate l’approvazione del cliente prima di Proofscope? Tornereste mai indietro?

Il nostro problema principale era il compito noioso di compilare i modelli di prova con i dettagli dell’ordine. Il 50% del processo di proofing consisteva nel copiare i dettagli dell’ordine in un modello di Adobe Illustrator. Mentre i nostri clienti apprezzavano le prove create manualmente con l’attenzione ai dettagli delle opere d’arte, si perdeva molto tempo in questo compito banale. Non solo, ma anche la creazione di modelli per gli ordini una volta che erano stati verificati era manuale. Ogni artwork deve essere creato individualmente in un modello, seguendo le dimensioni specifiche del singolo prodotto sul nostro sito web. Anche se si trattava di una rarità, c’era la possibilità di errore umano durante questi compiti, poiché erano così monotoni, eppure l’attenzione ai dettagli era fondamentale.

CLOUDFLOW Proofscope automatizza la creazione di prove artwork e modelli di ordine per un significativo risparmio di tempo e clic

Non abbiamo ancora perso completamente la prova manuale con i nostri clienti. Alcune etichette dei clienti sono così personalizzate che stiamo parlando con gli ingegneri delle soluzioni e i team leader di Hybrid su come affrontare la prossima fase di sviluppo.

Un vantaggio davvero piacevole di lavorare con il team di Hybrid è che il loro sistema di assistenza clienti consente di suggerire future richieste di sviluppo. I contributi vengono provati, testati e rilasciati dal loro team in continuazione e noi, in quanto clienti, siamo coinvolti in ogni aggiornamento del software per sapere quali nuove introduzioni tenere d’occhio. Una partnership di lavoro davvero trasparente.

CLOUDFLOW attiva le notifiche via e-mail per la flessibilità in movimento nei flussi di lavoro di approvazione dei clienti

Qual è stato l’impatto internamente ed esternamente?

Potrebbe essere troppo presto per dirlo semplicemente perché abbiamo lanciato il nostro software in un momento in cui anche altri progetti aziendali erano ben avviati, tuttavia ha supportato il nostro team di progettazione mentre formavamo nuovi colleghi e abbiamo alleviato la pressione internamente tra prestampa e produzione.

Il feedback esterno finora è stato positivo, con la nostra base di clienti di fiducia che ha suggerito di rendere il software più facile da usare in modi che possiamo già vedere possono essere facilmente implementati in futuro.

Georgia Heard, responsabile dell’implementazione (a sinistra), con il suo team nel reparto di prestampa di Flexi Label

Ci sono stati benefici inaspettati che non avevate considerato in precedenza?

Oltre alla gioia personale di imparare un nuovo sistema, capire come funziona Hybrid Software ha solo favorito nuove idee per automatizzare alcune aree dell’azienda che potrebbero essere migliorate. Ora che abbiamo quasi sistemato i nostri sistemi e processi di “back office” per i prodotti stampati, stiamo già vedendo il nostro sito web front-end in modi nuovi, con nient’altro che opportunità per migliorare l’esperienza dei nostri clienti a portata di mano.

Cos’altro vi aspettate in futuro?

Soprattutto con l’approccio alla nostra Fase Due, i colloqui collaborativi sui requisiti di Hybrid fino all’implementazione sembrano un processo così collaborativo. Il team si impegna a fondo per capire il problema in questione e offre più di un modo per risolverlo, presentando queste soluzioni in modi “non tecnici” accettabili, in modo che noi, in quanto clienti, possiamo essere coinvolti nel plasmare la direzione dello sviluppo.

È stato bello, come cliente, essere coinvolti anche nelle versioni beta dei nuovi software e nei test. Un altro esempio dell’etica di lavoro trasparente che Hybrid Software sembra promuovere. Incontrando diversi membri del team, tutti sono stati professionali, ma anche incredibilmente accessibili, indipendentemente dalla loro posizione all’interno dell’azienda. Dinamiche aziendali rinfrescanti da una prospettiva esterna. Grazie al vostro team per aver sempre affrontato le nostre lunghe comunicazioni con pazienza e attenzione.

Consigliereste una partnership con Hybrid Software ad altre aziende che perseguono obiettivi simili?

Abbiamo imparato molto come individui e come azienda lavorando con il team. Ci sono molte possibilità all’orizzonte per progetti futuri e invitiamo altre aziende a sedersi almeno con un membro del team per vedere come le loro esigenze individuali possono essere soddisfatte.

Scopri di più su Flexi Labels sul loro sito web, qui.