Columbine Label, un transformateur d’étiquettes sur mesure basé à Centennial, dans le Colorado, a récemment installé CLOUDFLOW, le logiciel de gestion des flux de production d’HYBRID Software, pour améliorer ses capacités prépresse et éliminer les goulets d’étranglement causés par un processus prépresse trop long.
Columbine Label, qui utilisait auparavant un produit conçu pour automatiser environ un pour cent de ses activités, rencontrait des difficultés dans son processus de sortie de fichiers, ce qui entraînait des sauvegardes et causait de nombreux problèmes dans tous ses services.
“Le système d’automatisation que nous avions avant était essentiellement un système simplifié de gestion de fichiers, il stockait automatiquement le fichier là où il devait aller et c’était à peu près tout”, a déclaré Erin Parker, support client chez Columbine Label. Un client devait toujours nous envoyer un e-mail avec de multiples pièces jointes, nous devions ensuite transmettre tout cela à notre équipe prépresse avec toutes les instructions, puis nous devions attendre que toutes ces tâches soient terminées pour découvrir que les fichiers n’étaient même pas utilisables.”
Selon Columbine, la sortie d’un seul projet envoyé par un client pouvait parfois durer plus d’une semaine. Cela était dû à des erreurs qui n’étaient parfois pas détectées avant que le fichier ne parvienne à la production, ce qui obligeait à renvoyer l’épreuve au client et à recommencer tout le processus. Si l’on extrapole cette situation à l’ensemble de sa clientèle, il devient impossible de la maintenir.
C’est là qu’intervient HYBRID Software.
En travaillant avec HYBRID pendant environ un an, le logiciel a été implémenté sur le serveur de la société, qui a ensuite été interfacé avec son logiciel frontal Label Traxx, donnant accès au projet dès que le client le télécharge et permettant à n’importe qui, quel que soit le service, d’y avoir accès. Le logiciel est également capable de détecter automatiquement toute erreur de base, comme le formatage et le type de fichier incorrect. Une fois validé, le fichier est ensuite édité à l’aide du logiciel d’HYBRID, PACKZ pour être mis en conformité.
Selon Columbine, l’utilisation de ces produits a permis aux employés au travers de la production, de la création, du prépresse, du service clientèle ou des ventes de repérer presque immédiatement toute erreur et d’alerter le membre de l’équipe concerné dans des délais beaucoup plus courts, ce qui a permis de réduire les délais d’exécution.
“Une épreuve qui aurait pris deux ou trois jours peut être réalisée en moins de 24 heures”, a déclaré Brett Borzsei, directeur de production chez Columbine Label. Ce logiciel a vraiment accéléré la production au point que nous sommes en mesure d’augmenter la production et d’accepter plus de travail”.
L’accessibilité du gestionnaire de fichiers a également permis de libérer du temps à tous les employés, selon l’entreprise, car désormais, lorsqu’un autre service rencontre un problème, personne n’a besoin de s’absenter de son travail, il lui suffit de se connecter au système, de consulter directement l’erreur depuis son propre ordinateur et de réagir. Le logiciel archive également automatiquement chaque modification, ce qui réduit le risque d’erreur, car si “vous prenez le mauvais fichier et modifiez le mauvais fichier, la production vérifie le mauvais fichier”, explique M. Borzsei. Cela permet également de maintenir la responsabilité et de s’assurer qu’aucun projet n’est jamais perdu, car le logiciel date et sauvegarde automatiquement tous les fichiers édités.
En ce qui concerne la formation des employés et des clients à ce nouveau système, Columbine affirme que cela a également été relativement simple, ajoutant que l’accès au logiciel, le téléchargement de fichiers et la navigation ne sont pas plus compliqués que le gestionnaire de fichiers Google Docs. Mais arriver à ce stade ne s’est pas fait en quelques jours.
En travaillant avec HYBRID, Columbine a rencontré quelques obstacles qui ont fait que la mise en œuvre a pris un peu plus d’un an. L’entreprise affirme toutefois que la plupart des problèmes étaient de leur propre responsabilité, car elle ne comprenait pas entièrement ce qu’elle attendait du produit et n’avait pas initialement impliqué un représentant de chaque département, ce qui, selon l’entreprise, est crucial pour la mise en œuvre d’un tel produit.
À un moment donné, nous pensions que tout était prêt, jusqu’à ce que nous nous rendions compte que le goulot d’étranglement ne faisait que s’ajouter aux ventes”, explique Phil Griffith du service prépresse chez Columbine Label. Nous avons donc travaillé avec HYBRID pendant des mois pour régler au mieux les choses. Nous ne connaissions pas toutes les micro-tâches que le logiciel pouvait effectuer, nous devions donc expliquer tous les problèmes que nous rencontrions, et ils trouvaient une solution pour nous”.
Pour ce qui est de l’avenir, l’entreprise prévoit d’automatiser davantage ses process, mais la nature de cette automatisation reste à déterminer.
Pour en savoir plus sur Columbine Label, consultez leur site web.