Una entrevista con Georgia Heard de Flexi Labels, jefa de la implementación de Hybrid Software

¿Cuál es la misión de Flexi Labels?

Flexi Labels es un fabricante de etiquetas y otros productos adhesivos a medida con sede en el Reino Unido. Creamos cada producto de etiqueta por encargo, desde el material, y nuestro objetivo es ofrecer soluciones de etiquetado para una amplia gama de aplicaciones a un público más amplio que otras empresas comerciales líderes. Con un mínimo de 1 hoja de etiquetas y la posibilidad de elegir entre más de 50.000 combinaciones de productos posibles en nuestro sitio web, incluso los clientes más pequeños pueden encontrar etiquetas para sus necesidades o requisitos específicos.

¿Cómo ha cambiado la introducción de la “automatización” su forma de operar?

Hybrid ha sido fundamental para mantener la demanda de pedidos impresos mientras hemos estado llevando a cabo una reestructuración interna en Flexi Labels. Recientemente, hemos obtenido nuestras certificaciones ISO 9001 e ISO 14001, y el software nos ha permitido mantener los estándares, casi erradicar el error humano de nuestros procesos de impresión de etiquetas, al tiempo que se abren más oportunidades para mejorar nuestros plazos de entrega y ofertas de servicio a nuestra base de clientes.

Estamos en una fase muy inicial del uso de los flujos de trabajo automatizados a medida en el software CLOUDFLOW de Hybrid Software, diseñados completamente en torno a nuestros procesos de trabajo manuales actuales para garantizar la coherencia en la forma en que probamos los pedidos de nuestros clientes. Ha habido una transición casi perfecta de la prueba manual a la automatizada.

Desde el inicio de nuestra relación laboral con Hybrid Software, estábamos interesados en no perder la interacción humana y el servicio personalizado. Añadir un software de pruebas automatizado suena como la antítesis de esto, pero ser capaces de replicar nuestro documento de prueba exacto dentro del software PACKZ nos permitió entrar en la nueva era sin perder el aspecto de las pruebas que los clientes habían llegado a conocer y reconocer.

Hybrid Software ha ayudado a Flexi Labels a mejorar la planificación de la preimpresión, a reducir los residuos y a alcanzar los estándares de calidad exigidos por la norma ISO 9001

¿Puede describir las razones clave por las que eligió inicialmente Hybrid Software como su proveedor de software preferido?

Tuvimos un proceso muy riguroso de investigación del proveedor de software perfecto para nosotros. Hybrid Software parecía tener la ventaja, y era una de las únicas empresas que confiaba en que podía integrar su software con nuestro sistema MIS personalizado. También habían trabajado con otras empresas de etiquetas que conocíamos, lo que nos dio cierta tranquilidad después de las primeras presentaciones de ventas de que nuestros flujos podían adaptarse a nuestro sitio web a medida y hacer frente a las exigencias de un negocio de fabricación por encargo como el nuestro.

¿Cómo resolvía la aprobación del cliente antes de Proofscope? ¿Volvería atrás?

Nuestro principal problema era la tediosa tarea de rellenar las plantillas de prueba con los detalles del pedido. El 50% del proceso de prueba consistía en copiar los detalles del pedido en una plantilla de Adobe Illustrator. Si bien nuestros clientes apreciaban las pruebas creadas por humanos con la atención al detalle en las ilustraciones, se perdía mucho tiempo en esta tarea mundana. No solo eso, sino que la creación de plantillas de los pedidos una vez que habían sido probados también era manual. Cada artwork debe crearse individualmente en una plantilla, siguiendo las dimensiones específicas del producto individual en nuestro sitio web. Aunque esto era una rareza, existía la posibilidad de que se produjeran errores humanos durante estas tareas, ya que eran muy monótonas, pero la atención al detalle era fundamental.

CLOUDFLOW Proofscope automatiza la creación de pruebas de artwork y plantillas de pedidos para un importante ahorro de tiempo y clics

Todavía no hemos perdido por completo la prueba manual con nuestros clientes. Algunas etiquetas de clientes son tan personalizadas que estamos en conversaciones con los ingenieros de soluciones y los jefes de equipo de Hybrid sobre cómo abordar la siguiente fase de desarrollo.

Una ventaja realmente encantadora de trabajar con el equipo de Hybrid es que su sistema de atención al cliente permite hacer sugerencias para futuras solicitudes de desarrollo. Su equipo está probando, ensayando y publicando envíos todo el tiempo, y nosotros, como clientes, estamos al tanto de cada actualización de software y de las nuevas incorporaciones que debemos tener en cuenta. Una asociación de trabajo verdaderamente transparente.

CLOUDFLOW activa notificaciones por correo electrónico para una flexibilidad sobre la marcha en los flujos de trabajo de aprobación del cliente

¿Cuál ha sido el impacto interno y externo?

Puede que sea demasiado pronto para decirlo simplemente porque lanzamos nuestro software en un momento en que otros proyectos empresariales también estaban en marcha, sin embargo, ha apoyado a nuestro equipo de diseño a medida que formábamos a nuevos compañeros y aliviaba la presión interna entre la preimpresión y la producción.

Los comentarios externos hasta ahora han sido positivos, con nuestra base de clientes de confianza haciendo sugerencias para que el software sea más fácil de usar en formas que ya podemos ver que se pueden implementar fácilmente en el futuro.

Georgia Heard, jefa de implementación (a la izquierda), con su equipo en el departamento de preimpresión de Flexi Label

¿Ha habido algún beneficio inesperado que no hubiera tenido en cuenta de antemano?

Aparte de la alegría personal de aprender un nuevo sistema, entender cómo funciona Hybrid Software no ha hecho más que fomentar nuevas ideas para automatizar algunas áreas del negocio que podrían mejorarse. Ahora que casi hemos resuelto nuestros sistemas y procesos de “back office” para los productos impresos, ya estamos viendo nuestro sitio web de cara al público de nuevas maneras, con nada más que oportunidades para mejorar la experiencia de nuestros clientes al alcance de la mano.

¿Qué más espera en el futuro?

Especialmente con el enfoque de nuestra Fase Dos, las conversaciones colaborativas de Hybrid sobre los requisitos hasta la implementación se sienten como un proceso tan colaborativo. El equipo se desvive por entender el problema en cuestión y ofrece más de una forma de resolverlo, presentando estas soluciones de forma “no técnica” para que nosotros, como clientes, podamos participar en la configuración de la dirección del desarrollo.

Ha sido agradable como cliente también estar incluido en las pruebas beta de nuevos programas y pruebas. Otro ejemplo del espíritu de trabajo transparente que Hybrid Software parece fomentar. Conocer a diferentes miembros del equipo, todo el mundo ha sido profesional, pero también increíblemente accesible, independientemente de su posición dentro de la empresa. Dinámicas de empresa refrescantes desde una perspectiva externa. Gracias a su equipo por atender siempre nuestras largas comunicaciones con paciencia y atención.

¿Recomendaría una asociación con Hybrid Software a otras empresas que persigan objetivos similares?

Hemos aprendido mucho como individuos y como empresa trabajando con el equipo. Hay muchas posibilidades en el horizonte para futuros proyectos, e instamos a otras empresas a que al menos se sienten con un miembro del equipo para ver cómo se pueden satisfacer sus necesidades individuales.

Obtenga más información sobre Flexi Labels en su sitio web, aquí.