Columbine Label, un fabricante de etiquetas con sede en Centennial, Colorado, ha instalado recientemente CLOUDFLOW, el software productivo para flujos de trabajo de HYBRID Software, para mejorar su proceso de preimpresión y eliminar los cuellos de botella que se producían debido a ciclos de aprobación demasiado largos.
Columbine Label, que anteriormente utilizaba un producto que sólo automatizaba aproximadamente un 1% del negocio de la empresa, presentaba dificultades en su proceso de revisión, lo que generaba copias de seguridad y causaba numerosos problemas en todos sus departamentos.
‘El sistema de automatización que teníamos antes era meramente un sistema de administración de archivos, que sólo almacenaba el archivo de forma automática donde tenía que ir y poco más’ comentó Erin Parker, responsable de la atención al cliente en Columbine Label. ‘Un cliente tenía que enviar un correo electrónico con varios archivos adjuntos, entonces nosotros lo enviábamos a nuestro equipo de diseño junto con todas las instrucciones, y aún teníamos que esperar al trabajo de revisión en preimpresión para darnos cuenta de que el diseño era inservible.’
Según Columbine, cualquier trabajo que un cliente nos enviaba, las pruebas podían alargarse hasta una semana. Esto era debido a errores que a veces no se detectaban hasta que el diseño llegaba a producción, lo que provocaba que la prueba debía ser devuelta al cliente, reiniciando básicamente todo el proceso de nuevo. Si extrapolamos esto a toda la cartera de clientes, se vuelve imposible de sostener.
Entra HYBRID Software.
Trabajando con HYBRID durante casi un año, el software se implementó en el backend de la empresa el cuál fue conectado también con su software frontend Label Traxx, dando así acceso a la prueba tan pronto como el cliente la sube y permitiendo que cualquier persona, de cualquier departamento, pueda acceder al archivo. El software también es capaz de detectar automáticamente cualquier error básico, como el formato y tipo de archivo incorrecto. A continuación el diseño se edita utilizando el software de HYBRID, PACKZ.
Según Columbine, la utilización de estos productos ha permitido al personal de producción, diseño, servicio al cliente o ventas, detectar cualquier error casi de inmediato y alertar al responsable del departamento de una manera mucho más eficiente, permitiendo así una respuesta mucho más rápida.
‘Una prueba que tardábamos dos o tres días se puede realizar ahora en menos de 24 horas,’ dijo Brett Borzsei, gerente de producción en Columbine Label. ‘Este software ha aumentado realmente nuestra velocidad de producción hasta el punto en que podemos aumentar nuestra capacidad productiva y asumir más trabajos.’
La accesibilidad del directorio de archivos ha logrado también liberar tiempo de todo su equipo, según la compañía, porque ahora cuando otro departamento se encuentra con un problema, nadie necesita moverse de su puesto de trabajo, simplemente pueden iniciar sesión en el sistema y revisar directamente el error desde su propio ordenador y actuar. El software también archiva automáticamente cada edición disminuyendo así el margen de error, porque si ‘escoges el archivo incorrecto y editas el archivo incorrecto, entonces producción procesa una prueba del archivo incorrecto,’ comenta Borzsei. Esto también da mayor confianza y garantiza que nunca se pierda ningún diseño, ya que el software fecha y realiza una copia de seguridad de manera automática de todos y cada uno de los archivos editados.
Y en términos de mejorar las habilidades de los empleados y capacitar a los clientes en este nuevo sistema, Columbine comenta que esto también ha sido relativamente fácil y añade que, acceder al software, cargar archivos y navegar no es más difícil que el administrador de archivos de Google Docs. Pero llegar a este punto no sucedió en dos días.
Mientras trabajaba con HYBRID, Columbine se encontró con algunos obstáculos que conllevó a que la implementación se alargara poco más de un año. Sin embargo, la compañía dice que la mayoría de las incidencias fueron internas debido a que no entendieron completamente lo que necesitaban del producto e inicialmente no eligieron a un responsable del equipo en cada uno de sus departamentos, lo que asegura la empresa, es fundamental cuando se implementa un producto de este nivel.
‘Hubo un momento en el que pensamos que todo estaba bien, hasta que nos dimos cuenta de que el cuello de botella se había acumulado en las ventas,’ dijo Phil Griffith, responsable de preimpresión en Columbine Label. ‘Trabajamos durante meses con HYBRID sólo tratando de resolver algunas cosas. Desconocíamos todas las micro tareas que podía hacer el software, por lo que teníamos que explicar cada problema que nos encontrábamos, y ellos nos daban una solución.’
En cuanto al futuro, la compañía planea añadir más procesos automáticos, pero todavía no se ha decidido cuáles serán.